懇親会の開催

懇親会の目的

懇親会はイベント終了後に飲食などを伴って、講師・主催者と参加者、あるいは参加者同士が交流を深める会のことです。

何かを学びにきた参加者は、同じ目的を持った人と知り合うきっかけになりますし、主催者・講師なども参加していれば、イベント本編では聞けなかった情報を聞くチャンスです。

サービスや商品を売りたい主催者や講師にとっては、イベント内では伝えられなかった話や追加の情報を強く興味を持って懇親会に参加している人への売り込みの機会でもあります。

懇親会は必ずしも飲食店で行う必要はありませんが、イベントの開催時間によっては、お腹が空いていたり、喉が渇いていることも多く、飲食しながらリラックスして話すことで、新たに伝えられることも多いでしょう。

イベントの種類にもよりますが、懇親会が楽しいのでイベントに参加する人も少なからずいます。次回のイベントの宣伝の目的も兼ねて、よりイベントに関する情報を伝えたい・得たい人がいそうなのであれば、積極的に開催してもよいでしょう。

主催者としては、さまざまな人と話をし、参加者がどのような目的を持って参加しているのか、イベントを楽しめたかの生の声を聞ける重要な機会であることを忘れないようにしましょう。

お店の選び方

イベント会場から近いことが一番

懇親会を開催するお店は特別なお店である必要はありませんが、イベント会場から近いことが一番の条件です。遠いと参加しにくくなりますし、参加者は全員まとまって移動するわけではありませんので、懇親会場への案内も難しくなります。

もし少し離れていたり、わかりにくい場所にあるお店を使うのであれば、店名や住所・地図・電話番号・イベント会場からの行き方などをまとめた紙やウェブページを用意しておくとよいでしょう。

またスタッフがいる場合には、1～2名をイベント会場から懇親会場へ案内する担当を作ってもよいでしょう。

懇親会費の決め方

懇親会はあくまでイベント本編のおまけであるため、本編よりも高いと参加されにくくなるでしょう。参加者がどのような層であるかによりますが、イベント本編の参加費に加えて懇親会費を払わなければならないため、金額が低いほど参加しやすくなります。

居酒屋などを使う場合には、飲み放題付きで4000円くらいに収めると参加しやすいでしょう。もちろんそれよりも安い分には問題ありません。

飲み放題は必ずしも付けなければならないものではありませんが、飲み物を別精算にすると、アルコールをよく飲む人と飲まない人の計算が難しく、集金も煩雑になります。知らない人同士で割り勘すると不公平感も生じるでしょう。無用なトラブルを防ぐためにも、懇親会費は飲み物代を含めた金額にしておくとよいでしょう。料理は金額内でコースにしておくのが無難です。

参加者が少なければ、席だけ予約しておき、飲み物や料理は当日に注文するような形もあります。ただし、よく食べる人・飲む人がいる場合、料金が高くなりがちなため、自費で参加している人への敷居は高くなります。

参加者はお互いにどのような人かわからない状態で参加することも多いため、会計で不安になることがないよう、わかりやすい料金にしておくことをおすすめします。

イベントの目標を設定する

目標は数字で具体的に表す

イベントの目標は目的と似ていますが、目的が「イベントで集客して製品を広く知らしめたい」というのに対し、目標は「参加した人のうち10人が製品を購入してくれる」のように、具体的に数字を出すのが理想的です。

10人の購入に対し、実際にイベントを開催したところ5人しか購入しなかったのなら、なぜ目標の半分しか到達しまったのかを考えることができ、改善することができます。

逆に目標の数字が決まっているのであれば、そこから逆算してイベントの規模や参加費などを考えることもできるでしょう。10人に買ってほしければ、10人以下のイベントでは意味がありませんし、せめて50人くらいは集めなければならないなどと考えることもできます。

この目標には購入数や入会者数、お問い合わせ数、名刺交換できた人の数など、数字で表せるようなものであれば、何でも設定できるでしょう。イベントの参加者数だけで、目標が達成されるということはまずありません。

趣味のイベントでなければ、できるだけ目標は設定するようにしてください。