今さら聞けないイベント企画・セミナー企画や会場選び・集客・準備物などのイベント開催の基本をご紹介します。こくちーずプロがイベント初心者の方のお悩みを解決します。
一口にイベントといっても、内容や参加者や規模はまったく異なります。今やろうとしているイベントにはどのような内容で、どのような人に参加してほしいかをきちんと把握することで、より満足度の高いイベントを開催することができるようになります。
イベントは当日の運営だけでなく、企画から開催までにはさまざまなステップでしなければならないことが多いです。本記事では一連の流れとタスクを事前に把握し、漏れがないようにしましょう。
イベントの開催は参加者が集まりやすいときを選んで開催しなければなりません。趣味のイベントなのか仕事に関わるイベントなのか、会社員が多いのか主婦が多いのかなど、参加者によって開催に向いた日と向いていない日があります。ここでは開催日程と時間についての考え方を説明します。
イベントを開催するためには、よい会場選びが欠かせません。よい会場はイベントそのものに集中させることができ、イベントの満足度を上げることができます。逆にせっかくのよいイベントが会場に関する問題によって、参加者の不満をSNSなどに投稿されてしまうこともあります。本記事では会場選びの考え方とポイントをお伝えいたします。
新型コロナウイルスの影響で、大人数が部屋に入る屋内でのイベントが開催しにくくなっていることもあり、オンラインセミナーの開催が急激に増えています。オンラインで動画を配信するだけであれば、スマートフォン1台だけで行うこともできますが、有料のイベントできちんとした体裁を整えたいのであれば、もう少し機材やツールなどを活用する知識が必要です。
講師を主催者が兼ねるのであれば、講師料などは自身で決めればよいのですが、外部から招く場合には、まずスケジュールが空いているかどうか、費用も講師代に加え、旅費・宿泊費・食事代などさまざまなことを先に決めなければなりません。ここでは講師やスタッフなどが必要な場合に決めておくことを紹介いたします。
イベントの予算を考えるためには、どのような費用が掛かるのかをあらかじめ知っておかなければなりません。イベントで掛かる一般的な経費と参加費の決め方について解説します。
イベントの決済方法にはさまざまな方法がありますが、もっとも簡単なのは受付で現金払いをしてもらう方法です。ただし、お釣りや領収書を用意するなど手間が掛かる面もあります。ここではさまざまなイベントの決済方法もご紹介します。
イベントを多くの人に知ってもらうには、ただ告知の回数を増やすだけでなく、イベント内容や参加者の層などに合った告知をしなければなりません。イベント告知をする媒体の特性を少し頭に入れておくことで、重点的に使うメディアも決まってきます。合わせて媒体ごとの注意点も知っておきましょう。
イベント内容がよくても、告知ページの文章や写真の質によって集客に差が出ます。わかりやすい告知ページを作るために最低限必要な情報をまとめてみました。
イベントの終了後に飲食をしながら講師と参加者、あるいは参加者同士が交流を深める会を懇親会と呼んでいます。ここでは懇親会の開催について詳しく説明していきます。
イベントを開催するために、当日に向けてやっておくべきタスクや準備すべき書類があります。ギリギリだと間にあわないものもありますので、事前の準備は早めにしておきましょう。
イベントに関わるトラブルは大小問わず必ずどこかで生じるものです。一般から参加者を募る場合には、主催者側の事情などがうまく伝わらないことも多くなります。しかし事前に防げるトラブルも多く、どのような場合にトラブルが起きるかを知っておけば、スムーズに対処することができます。
