開催当日までの準備

リマインダーメールの送信

イベントの開催日や時間・会場までの経路や持ち物などを、開催前にメールで送ります。このような事前連絡メールをリマインダーメールと読んでいます。

参加者の中にはイベントに申し込んだことを忘れている人もいます。当日の忘れ物や開始時間の間違い・ドタキャンなどを回避するためにも、ぜひ送るようにしましょう。

送るタイミングですが、3回くらいを目処にしましょう。まずは開催日の1週間くらい前に、イベントに申し込んだことを思い出してもらうために送ります。次に3日くらい前にイベントの会場や開始時間を確認してもらうようにします。最後に前日に最終確認です。

前日に送る最終確認は、決まっていることを確認するだけにしましょう。会社から申し込んでいる人は、前日が休み（会社自体が休みであったり、その人が休みであったり）の場合に、メールが読まれないことも考えられます。

前日の大きな変更が伝わっていなければ、参加者によって、変更を知っている人と知らない人で情報の差ができてしまいます。大きなトラブルの原因になりますので、直前の内容変更は避けるようにしなければなりません。

もしメールを3回送るのが難しい場合は、1回か2回でも構いませんが、その場合は前日のみ1回にするのではなく、1週間前と3日前の2回か、3日前の1回のみとします。

当日までに準備する持ち物・印刷物

会場に関する書類の整理

会場を借りたときの申込書などの書類があれば当日持参するようにしましょう。会場によっては当日会場を開けてもらうときに、事務所で申込時の書類を提示する場合もあります。

また申し込んだ備品なども書類には記載されていますので、それらがきちんと部屋に用意されているかどうかの確認もしなければなりません。

イベントの種類や会場によっては、まったく必要ない場合もありますが、可能であれば持参するようにしましょう。

参加者名簿

出入り自由・飛び入り可能なイベントでなければ、参加者名簿を用意しましょう。少人数のイベントで参加者を管理するのであれば、参加者名簿をプリントアウトして、受付でチェックするのもよいでしょう。

参加者が多い場合には、イベント告知サービスに付属する参加者管理機能があれば、それを利用すると複数人で受付業務ができるので大変便利です。名簿を複数枚印刷して、複数人で受け付けたものをあとでまとめても構いませんが、一手間増えてしまいますし、整理の際に漏れも出てきます。

サービスやツールで代用できる部分は、どんどん利用すると当日の流れもスムーズになります。

おつりと領収書

当日の現金決済がある場合には、おつりを用意しておきましょう。小銭が必要な場合は特に気をつけなければなりません。あらかじめおつりが出ない参加費を設定しておく方がよいでしょう。 領収書を渡す必要がある場合には事前に準備していきましょう。全員に渡す場合であればあらかじめ人数分をまとめて印刷して受付時に渡すようにします。

カードによる事前決済の場合であっても、領収書を使って、会社に経費申請する人もいるために領収書を求められる場合もあります。白紙の領収書を何枚か用意しておくと安心です。

当日のタイムスケジュール

告知の段階でタイムスケジュールは決まっているでしょうが、参加者やスタッフはそのタイムテーブルに沿って動きますので、確定版を作りましょう。もし変更があった場合には早めに伝えるようにします。

当日の注意事項と合わせてプリントアウトするとわかりやすいでしょう。

このような印刷物を受付で配布するか、机の上に置いてあるイベントもあります。机の上に置く場合は、図のように「空席」と大きく書いておくことで、一目で空席がわかり、参加者をスムーズに席に案内する効果もあります。

アンケートの準備

アンケートはイベントの感想や意見を拾い上げ、次によりよいイベントを行うために欠かせないため、可能であれば実施するようにしましょう。

アンケートは会場で紙に書いてもらう方法と告知サービスやメールフォームでイベント後に送ってもらう方法があります。ウェブ上で取る方法は集計が楽な反面、その場で書いてもらうより回収率が下がります。

記載する項目はイベントごとに変わるでしょうが、以下のような項目がよく見られます。

• 年齢・性別・職業
• 職種（事務職・営業職・管理職など）
• どこでイベントを知ったか
• 内容や講師・テキストへの感想や意見
• 会場・運営への意見
• 今後やってほしいイベント
• 名前・メールアドレス欄

イベントの感想などのアンケートは匿名で受け付けてもよいでしょうが、今後のイベントの案内でメールマガジンを使いたい場合には、「今後のイベントに関するご案内をメールで送ってほしい方はメールアドレスをご記入ください」という形で、メールアドレスを書く欄を設けておけば、次回以降の案内を送ることができます。

またイベントに関する注意事項などを掲載しておき、その裏をアンケートにするなどの工夫をすることもできます。