【RFI・RFPマスター講座】 自社要件に合った最適なシステム選定の進め方～RFI・RFPの作成演習～

SaaS系システムの普及により、ライセンス費用や導入費用といったイニシャルコストが下がりましたので、新しいシステムを導入する機会はひと昔前に比べて多くなりました。新しいシステムの導入にあたり、最初に実施しなければならないのが『システム選定』です。自社の要求・要件に適したシステムを選定しないと、新しいシステムを導入したものの「効果があまりない」、「思っていたよりも使いづらい」、「予算をオーバーしてしまった」などといった失敗に終わってしまうからです。

システム選定は、RFI（情報提供依頼書）を作成してシステム情報の収集から始まり、自社の要求・要件の整理（機能要件・非機能要件の作成）、RFP（提案依頼書）の作成、システム評価といった順で進めます。しかしながら、システム選定の機会に触れる担当者は少なく、何から始めるべきかわからないという声をよく耳にします。

本講座は、『自社の要件にあった最適なシステムの選び方』と称して、システム選定を担当される方を対象に、最適なシステムの選定方法をマスターしていただくことを目的としております。初めてシステム選定を担当される方でも理解できるように、システム選定の進め方やポイントを分かりやすく解説したうえで、システムベンダーから情報を収集するために使用するRFI（情報提供依頼書）、システム選定の肝となるRFP（提案依頼書）、そしてシステムを公平に比較するためのシステム比較表の作成方法を習得していただくことが可能な内容となっております。

システム選定を初めて担当される方は勿論、今まで選定を経験された方も選定作業を振り返る機会としてご利用ください。

※「RFI」、「RFP」はパワーポイント、システム比較表はExcelファイルを配付して詳細に解説いたします。実際に作成してみることで、システム選定の作業が体験できる演習講座となっております。

※配付したパワーポイントおよびExcelファイルは実務で活用していただくことができます。

10:00から終日視聴可能（3日間見放題） ※配信期間内は何度でも繰り返し視聴することができます。

■システム選定の進め方
講義：60分

自社の要求・要件にマッチしたシステムを選定するためには、候補となるシステムを篩（ふるい）にかけ、徐々に絞り込んでく必要があります。絞り込むにはシステムを比較する情報が必要となるため、RFI（情報提供依頼書）を通じて情報提供を依頼したり、RFP（提案依頼書）を配布して自社のニーズにマッチしたソリューションを提案してもらえるように促します。本講座では、システム選定の進め方を初めての方でもわかるように丁寧に解説いたします。

■「RFI（情報提供依頼書）」作成演習
演習：20分
解説：20分

一般に販売されている商品と異なり、システムの情報はインターネットで調べても情報を得ることはできません。そのため、「情報提供依頼書（RFI）」という文書を作成してシステムのベンダーに配布することで、ベンダーから情報を提供してもらうことになります。本講座では、システム選定で実際に利用している情報提供依頼書（RFI）を配布し、記載内容を解説するとともに、RFIの作成を演習していただきます。

■「RFI（情報提供依頼書）」作成演習
演習：30分
解説：30分

最適なシステムを選択するためには、自社が何を求めているのかを文書化する必要があります。新しいシステムの予算や機能として求めるもの（機能要求リスト）等を総合的に提案依頼書（RFP）にまとめ、ベンダーへ適切に提示することで、システムベンダーから最適なソリューションを提案してもらうことが可能です。本講座では、弊社が実際のプロジェクトで利用しているRFPを配布・解説し、RFPの作成演習を実施いたします。

■「システム比較表」作成演習
演習：20分
解説：20分

　システムを選定において、主観で判断することはご法度です。プレゼンテーションスキルが高く非常に良く見えるシステムでも、定量化（数値化）して客観的に判断しなければ、自社の要求を満たしているかどうか判断ができないからです。本講座では、弊社がシステム比較の際に使用している「システム比較表」を配布し、比較表の使い方を解説します。また、システムベンダーからの回答サンプルに基づいて比較表の作成演習を行います。

■システム選定における留意点
講義：20分

　新しいシステムを導入したが、「効果がなかった」「思ったよりも使い勝手が悪かった」「予算をオーバーしてしまった」といった失敗談を耳にします。このような失敗は、いずれもRFIやRFPを適切に作成せず、主観的に選んでしまったというような原因が大半です。本講座では、システム選定の成功・失敗事例を紹介するとともに、システム選定の肝となる情報取集・RFI作成、目標定義・RFP作成の留意点を解説いたします。


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